Car fleet management (CFM) - co to jest i jak działa usługa

Car fleet management (CFM) to usługa zarządzania flotą samochodową firmy przez zewnętrznego operatora - najczęściej firmę wynajmu długoterminowego albo firmę leasingową. Operator przejmuje część lub całość obsługi aut: finansowanie, przeglądy i naprawy, opony, ubezpieczenia, likwidację szkód, auta zastępcze i rozliczanie kart paliwowych. Firma korzysta z samochodów i płaci zwykle stałą opłatę miesięczną, a sprawami związanymi z ich utrzymaniem zajmuje się wyspecjalizowany partner.

To więc przede wszystkim outsourcing, czyli przekazanie pracy na zewnątrz - a nie program komputerowy. Poniżej wyjaśniamy, co zwykle obejmuje usługa CFM, kto ją świadczy, kiedy się opłaca i czym różni się od prowadzenia floty przez własnego fleet managera z pomocą programu do ewidencji.

Car fleet management - co to jest

Angielskie fleet management oznacza po prostu zarządzanie flotą w ogóle, czyli planowanie, ewidencję i kontrolę pojazdów firmy oraz kosztów ich utrzymania - niezależnie od tego, kto tę pracę wykonuje. Ten szerszy temat - zadania fleet managera, koszty i narzędzia - opisujemy w osobnym poradniku. Określenie car fleet management funkcjonuje jednak najczęściej w węższym znaczeniu: jako nazwa usługi, w której te zadania wykonuje firma zewnętrzna. W ofertach i w wyszukiwarce pojawiają się też sam skrót CFM i odwrócony szyk fleet car management - chodzi o to samo.

Usługa może dotyczyć aut, które operator sam finansuje - wtedy jest częścią najmu długoterminowego z pakietem usług, nazywanego też full service leasingiem. Może też obejmować samochody, które firma już ma: kupione za gotówkę albo leasingowane u innej instytucji. W drugim przypadku mówi się o zarządzaniu flotą bez finansowania - operator nie jest właścicielem aut, ale organizuje ich obsługę i rozlicza koszty.

Co obejmuje usługa CFM

Zakres zależy od umowy i od operatora - od pojedynczych usług, na przykład samego rozliczania kart paliwowych, po pełną obsługę, w której firma zajmuje się już tylko kierowcami. Najczęściej spotykane elementy to:

Finansowanie i dobór samochodów

Najem długoterminowy albo leasing, doradztwo przy wyborze modeli i wyposażenia, zamówienie i wydanie aut kierowcom, a pod koniec umowy odbiór samochodów i rozliczenie ich stanu. Część operatorów pomaga też przygotować politykę flotową, czyli spisane zasady korzystania z aut w firmie.

Przeglądy, naprawy i opony

Operator wskazuje warsztaty, w których kierowcy wykonują przeglądy i naprawy, akceptuje kosztorysy i rozlicza faktury bezpośrednio z serwisem. W pakiecie bywa też sezonowa wymiana i przechowywanie opon.

Ubezpieczenia, szkody i auta zastępcze

Polisy dla całej floty, zgłaszanie i likwidacja szkód komunikacyjnych, holowanie oraz auto zastępcze na czas naprawy. Dla kierowcy oznacza to jeden numer telefonu zamiast osobnych kontaktów do ubezpieczyciela, warsztatu i pomocy drogowej.

Paliwo, opłaty i raporty

Karty paliwowe z jednym zbiorczym rozliczeniem, obsługa opłat drogowych i pism w sprawie mandatów (na przykład wskazanie, kto użytkował auto), a także zestawienia kosztów i przebiegów każdego samochodu. Raporty operatora obejmują jednak tylko auta i usługi objęte umową.

Kto świadczy usługę CFM

Usługę car fleet management oferuje kilka rodzajów firm. Różnią się przede wszystkim tym, czy samochody należą do operatora, czy do klienta:

• Firmy wynajmu długoterminowego - samochód, serwis, opony i ubezpieczenie w jednej racie; po zakończeniu umowy auto wraca do wynajmującego.
• Firmy leasingowe - do leasingu operacyjnego albo finansowego dokładają pakiety usług, na przykład serwisowy, oponiarski czy ubezpieczeniowy.
• Wyspecjalizowane firmy zarządzające flotą - obsługują auta, które klient już ma (kupione albo leasingowane gdzie indziej), bez finansowania.

Nie polecamy tu konkretnych operatorów. Oferty najlepiej porównywać po zakresie usług i warunkach umowy - pytania, które warto zadać przed podpisaniem, zebraliśmy w dalszej części tekstu.

Kiedy car fleet management się opłaca

Na pytanie, czy usługa jest tańsza od samodzielnej obsługi floty, nie ma jednej odpowiedzi. Zależy to od liczby aut, ich wieku i przebiegów, a także od tego, ile czasu firma dziś poświęca na sprawy samochodowe. Uczciwe porównanie zestawia całkowity koszt auta w obu wariantach, a nie samą ratę z ceną zakupu - jak go policzyć, pokazujemy w części o kosztach floty.

Zalety usługi CFM

• Przewidywalny, stały koszt miesięczny zamiast nieregularnych wydatków na naprawy i opony.
• Mniej pracy administracyjnej w firmie - faktury, warsztaty i szkody prowadzi operator.
• Warunki, które operator negocjuje dla dużej liczby aut, na przykład w sieciach warsztatów.
• Jeden kontakt dla kierowców w sprawie serwisu, szkody czy auta zastępczego.

Ograniczenia, o których warto wiedzieć

• Umowa zwykle na kilka lat, a jej wcześniejsze zakończenie bywa kosztowne.
• Limit kilometrów - za jego przekroczenie płaci się dodatkowo, a przy zwrocie auta rozlicza się uszkodzenia wykraczające poza normalne zużycie.
• Mniejszy wybór warsztatów i mniejszy wpływ na to, gdzie i kiedy auto jest naprawiane.
• Część kosztów i obowiązków i tak zostaje w firmie: paliwo, mandaty, przydział aut, przejazdy kierowców i polityka flotowa.

Car fleet management sprawdza się zwykle tam, gdzie firma nie ma własnego działu floty, wymienia auta co kilka lat i ceni przewidywalny budżet. Bywa mniej korzystny przy autach używanych długo, z małymi przebiegami albo przy nietypowych pojazdach, które trudno objąć standardową ofertą.

CFM, własny fleet manager czy program do ewidencji floty

Te trzy pojęcia często się mieszają, choć oznaczają co innego. Usługa CFM to praca wykonywana za firmę przez kogoś z zewnątrz. Fleet manager to osoba w firmie, która za flotę odpowiada. Program do ewidencji floty to narzędzie, w którym ta osoba prowadzi dane o autach i kosztach. Firma może korzystać z jednego z tych rozwiązań, z dwóch albo ze wszystkich trzech naraz.

System Flota to program, nie usługa CFM

System Flota firmy AtSoftware to program do zarządzania flotą samochodową, a nie usługa car fleet management. AtSoftware nie finansuje samochodów, nie organizuje serwisu ani nie likwiduje szkód - program pomaga firmie samodzielnie prowadzić ewidencję i kontrolować koszty. Instaluje się go na serwerze Twojej firmy, a pracuje się w nim przez przeglądarkę internetową.

Kiedy program przydaje się firmie, która korzysta z CFM

Usługa i program nie muszą się wykluczać. Własna ewidencja ma sens zwłaszcza wtedy, gdy:

• flota jest mieszana - część aut jest w najmie z usługą CFM, a część kupiona albo w zwykłym leasingu; w programie wszystkie pojazdy trafiają do jednej ewidencji pojazdów, niezależnie od formy finansowania,
• potrzebna jest ewidencja przebiegu - moduł przejazdów liczy kilometry ze stanów licznika i spełnia wymogi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT; czy i dla których aut ją prowadzić, ustal z księgową,
• auta przechodzą z rąk do rąk - ewidencja wypożyczeń aut służbowych pokazuje, kto, kiedy i w jakim celu korzystał z samochodu, a mandat przypisuje się w programie do kierowcy i do pojazdu,
• chcesz pilnować warunków umowy - czynsz, limit kilometrów, okres umowy i numer umowy serwisowej zapiszesz w module umów leasingowych, a program wyśle e-mail o kończącej się umowie,
• paliwo rozliczasz we własnym zakresie - transakcje z kart paliwowych BP, Orlen i Shell program wczytuje i przypisuje do pojazdów w ewidencji tankowania,
• potrzebujesz własnych danych o kosztach - na przykład żeby przed kolejną umową porównać oferty operatorów albo po zmianie operatora nie zaczynać historii aut od zera.

Jeśli wszystkie auta są w jednej umowie CFM, a raporty operatora w pełni wystarczają, osobny program może nie być potrzebny. Gdy jednak flota jest prowadzona choćby częściowo we własnym zakresie, wspólna ewidencja oszczędza przepisywania danych z kilku źródeł.

Cena programu zaczyna się od 1 350 zł netto (moduł Zarządzanie Flotą i licencja dostępowa na jedno stanowisko) - szczegóły, w tym odnowienie licencji, znajdziesz w cenniku. Program można sprawdzić na koncie testowym: zamów 14 dni bezpłatnego testu albo poproś o bezpłatną wycenę. Wolisz porozmawiać? Zadzwoń: +48 530 468 281.

Car fleet manager - rola w firmie

Car fleet manager, po polsku kierownik floty albo specjalista ds. floty samochodowej, to osoba odpowiedzialna za koordynację wszystkich działań związanych z samochodami firmy - od zakupu i wynajmu pojazdów, przez ich serwisowanie, aż po analizę kosztów. W mniejszych firmach tę rolę pełni często właściciel, księgowa albo office manager, w większych - osobny pracownik lub dział.

Gdy firma korzysta z CFM

Fleet manager nie znika - zmienia się charakter jego pracy. Mniej czasu zajmują mu warsztaty i faktury, więcej nadzór nad umową: wybór operatora i negocjacje, kontrola faktur i limitów kilometrów, przestrzeganie polityki flotowej przez kierowców, przydział aut i przygotowanie samochodów do zwrotu na koniec umowy.

Gdy firma prowadzi flotę samodzielnie

Wtedy fleet manager odpowiada za cały cykl życia auta: pozyskanie, ewidencję pojazdów i dokumentów, terminy przeglądów i polis, szkody, mandaty, rozliczanie paliwa i raporty dla zarządu. Pełną listę zadań opisujemy w części o zakresie obowiązków fleet managera. W obu modelach przydaje się jedno miejsce, w którym zbierają się dane o autach, zamiast kilku arkuszy i skrzynek e-mail.

Jak wybrać ofertę CFM - pytania do operatora

Oferty car fleet management trudno porównać po samej racie, bo każdy operator inaczej składa pakiet. Przed podpisaniem umowy warto zapytać:

1. Co dokładnie jest w racie, a za co płaci się osobno - opony, auto zastępcze, przeglądy, ubezpieczenie?
2. Jaki jest limit kilometrów i ile kosztuje każdy kilometr ponad limit?
3. Jak wygląda zwrot auta - kto ocenia uszkodzenia i według jakich zasad liczy się zużycie ponad normę?
4. Z jakich warsztatów mogą korzystać kierowcy i jak szybko dostają auto zastępcze?
5. Jak obsługiwane są mandaty, opłaty drogowe i szkody?
6. Jakie raporty dostaje firma i czy może pobrać dane o swoich autach, na przykład do arkusza?
7. Na ile lat jest umowa i ile kosztuje jej wcześniejsze zakończenie?

Jeśli zamiast usługi wybierasz samodzielne prowadzenie floty, kryteria wyboru narzędzia i pytania do jego dostawcy zebraliśmy w poradniku jak wybrać program do zarządzania flotą.

Najczęstsze pytania o car fleet management