Rezerwacja samochodów służbowych - ewidencja wypożyczeń
Rezerwacja samochodów służbowych w programie System Flota to wpis na liście wypożyczeń: pojazd z ewidencji, pracownik, okres od - do i cel podróży, a przy wyjeździe i zwrocie - stan licznika. Wiesz, kto, kiedy i po co wziął auto oraz które samochody są w danym czasie wydane.
Ostatnia aktualizacja:
Rezerwacja samochodów służbowych bez zeszytu i arkusza
Proste systemy do ewidencji wyjazdu to zeszyt przy kluczykach albo wspólny arkusz. Wystarczają, dopóki aut jest kilka. Potem zaczynają się pytania: kto ma dziś samochód, kiedy go odda, dlaczego licznik pokazuje więcej, niż wynika z wpisów, i kto prowadził auto w dniu, z którego przyszedł mandat.
W programie System Flota każde wypożyczenie to osobny wpis przypisany do pojazdu z ewidencji. Rezerwacja samochodów służbowych i zwrot auta trafiają na jedną listę, którą zawężasz do wybranego okresu i sortujesz po kolumnach - od razu widać, które auta są w tym czasie wydane i komu.
Co zapisujesz przy wypożyczeniu auta
- pojazd z ewidencji pojazdów,
- imię i nazwisko pracownika, który bierze auto,
- okres wypożyczenia od - do,
- cel podróży,
- stan licznika przy wyjeździe i przy przyjeździe.
Z dwóch odczytów licznika wiadomo, ile kilometrów auto przejechało w czasie wypożyczenia. Na liście obok okresu i stanów licznika widać też dane pojazdu: numer rejestracyjny, markę i typ, rodzaj pojazdu, rok produkcji i osoby odpowiedzialne. Kartotekę auta prowadzisz w module ewidencja pojazdów, więc przy wypożyczeniu wybierasz pojazd zamiast przepisywać jego dane.
Ewidencja wyjazdów samochodami służbowymi - kto i kiedy jechał
Ewidencja wyjazdów samochodami służbowymi odpowiada na pytanie, które w firmie pada najczęściej: kto miał auto w danym dniu. Na liście wypożyczeń ustawiasz daty okresu od - do, a filtry pod nagłówkami kolumn zawężają wpisy, na przykład do jednego numeru rejestracyjnego.
Mandat - kto prowadził samochód
Gdy do firmy przychodzi mandat albo wezwanie do wskazania kierującego, sprawdzasz na liście wypożyczeń, kto miał samochód w dniu wykroczenia. Mandat zapisujesz potem w module ewidencja mandatów - z kwotą, wykroczeniem i punktami karnymi, przypisany do kierowcy i do pojazdu.
Wypożyczenia a przejazdy i przebieg
Wypożyczenie mówi, kto i na jaki okres wziął auto. Poszczególne trasy - z datą, celem wyjazdu, opisem trasy i stanem licznika na początku i na końcu - zapisuje moduł ewidencja przebiegu i przejazdów. To on spełnia wymogi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, a przejechane kilometry liczy sam ze stanów licznika.
Rezerwacja samochodów służbowych w jednej bazie z całą flotą
Rezerwacja samochodów służbowych nie jest osobnym programem: moduł wypożyczeń korzysta z tej samej bazy co ewidencja pojazdów, przejazdy, tankowania, przeglądy, polisy, umowy leasingowe i mandaty. Wszystkie moduły razem tworzą program do zarządzania flotą System Flota. Program instaluje się raz na serwerze Twojej firmy, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową.
Cena: od 1 350 zł netto - moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko. Szczegóły w cenniku programu, a przed zakupem - 14 dni bezpłatnego testu.
Zobacz też
Mandaty
Kwota, wykroczenie i punkty karne, z przypisaniem mandatu do kierowcy i do pojazdu.
Ewidencja przebiegu i przejazdów
Przebieg ze stanów licznika i ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT.
Ewidencja pojazdów
Kartoteka pojazdu: numer rejestracyjny, VIN, marka i model, stan pojazdu i własne parametry.
Najczęściej zadawane pytania o wypożyczenia aut służbowych
Jak działa rezerwacja samochodów służbowych w programie?
Rezerwację zapisujesz jako wypożyczenie: wybierasz pojazd z ewidencji, pracownika, okres od - do i cel podróży. Lista wypożyczeń zawężona do wybranego okresu pokazuje, które auta są wtedy wydane i komu, a przy wyjeździe i zwrocie dopisujesz stan licznika.
Jakie dane zawiera ewidencja wypożyczeń aut służbowych?
Domyślne pola to: pojazd z ewidencji, imię i nazwisko pracownika, okres od - do, cel podróży oraz stan licznika przy wyjeździe i przy przyjeździe. Na liście widać też numer rejestracyjny, markę i typ, rodzaj pojazdu i osoby odpowiedzialne za auto.
Jak sprawdzić, kto jechał samochodem służbowym w dniu wykroczenia?
Na liście wypożyczeń ustaw okres obejmujący dzień wykroczenia i zawęź wpisy do numeru rejestracyjnego auta - wpis pokaże, kto miał wtedy samochód. Mandat przypiszesz do kierowcy i do pojazdu w ewidencji mandatów.
Czy program wymaga instalacji na komputerze?
Nie. Program instaluje się raz na serwerze Twojej firmy, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową - na swoich komputerach nic nie instalują.
Ile kosztuje program i czy można go przetestować?
Wypożyczenia aut służbowych działają w programie System Flota, którego cena zaczyna się od 1 350 zł netto (moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko). Szczegóły opisuje cennik programu. Przed zakupem możesz przez 14 dni bezpłatnie testować program - zamów test.
Sprawdź System Flota w swojej firmie
Przygotujemy bezpłatną wycenę albo udostępnimy program na 14 dni bezpłatnego testu - bez zobowiązań. Telefon: +48 530 468 281.