Program do ewidencji przeglądów technicznych i serwisu floty

Czym jest program do ewidencji przeglądów technicznych

Program do ewidencji przeglądów technicznych to narzędzie, w którym firma zapisuje przeglądy i naprawy swoich pojazdów oraz pilnuje terminów kolejnych przeglądów. Zamiast kalendarza jednej osoby, arkusza i segregatora z fakturami z warsztatu masz jedną historię serwisową każdego auta - z datami, stanem licznika i kosztami.

W programie System Flota tę rolę pełnią dwa moduły. Moduł Przeglądy służy do zarządzania przeglądami technicznymi pojazdów floty, a moduł Serwisy wspiera zarządzanie naprawami i serwisowaniem. Oba korzystają z tej samej bazy co cały program do zarządzania flotą, więc przegląd, naprawa i jej koszt trafiają do kartoteki właściwego pojazdu. Co zyskujesz:

• terminy przeglądów wszystkich pojazdów w jednym miejscu, a nie w pamięci jednej osoby,
• przypomnienia e-mail o zbliżających się przeglądach technicznych,
• pełną historię przeglądów i napraw każdego auta,
• koszty części i robocizny przypisane do konkretnego pojazdu.

Taki program do przeglądów technicznych sprawdzi się zarówno przy kilku samochodach dostawczych, jak i przy dużej flocie aut służbowych - wszędzie tam, gdzie przegapiony termin przeglądu oznacza przestój pojazdu i niepotrzebne koszty.

Terminy przeglądów i powiadomienia e-mail

Najczęstszy kłopot z przeglądami w firmie to nie sam przegląd, tylko zapomniany termin. Program do ewidencji przeglądów technicznych wysyła e-mailem powiadomienia o zbliżających się przeglądach technicznych. Wiadomość trafia do opiekuna floty i do pracowników odpowiedzialnych za dany pojazd, więc o terminie wie więcej niż jedna osoba, a dotrzymanie go nie zależy od jednego kalendarza.

Zbliżające się przeglądy i badania techniczne program zbiera też na liście czynności do wykonania - z datą ważności, stanem licznika i osobą odpowiedzialną za pojazd. Na tej samej liście są kończące się polisy i umowy leasingowe.

Program do pilnowania terminów przeglądów i polis

Ten sam mechanizm powiadomień obejmuje kończące się umowy ubezpieczeniowe i kończące się umowy leasingowe. Polisy pojazdów prowadzisz w module ewidencji ubezpieczeń, a umowy w module umów leasingowych. Przypomnienia przychodzą z jednego programu, a nie z trzech różnych kalendarzy.

Samą listę przeglądów możesz dodatkowo filtrować i sortować po kolumnach, na przykład po pojeździe albo dacie ważności.

Program do ewidencji kosztów przeglądów technicznych i serwisu

Przy każdej naprawie zapisujesz koszt części i koszt robocizny. Wpis jest przypisany do pojazdu, więc koszty serwisu sumują się na konkretne auto, a nie giną w zbiorczym zestawieniu wydatków. Program do ewidencji przeglądów technicznych pokazuje więc nie tylko, kiedy był przegląd, ale też ile kosztowało utrzymanie pojazdu.

Koszty serwisu pojedynczego pojazdu i całej floty

Gdy koszty napraw wszystkich aut są w jednej bazie, łatwo porównać pojazdy między sobą: które wymagają częstszych napraw i przy którym dalsza eksploatacja przestaje się opłacać. Wydatki na serwis przypiszesz do miejsc ich powstawania - tak samo jak koszty paliwa i ubezpieczeń.

Raport przeglądów i raport kosztów

Na liście raportów programu są między innymi raport przeglądów i raport kosztów. Pokazują harmonogram przeglądów i serwisów oraz koszty każdego pojazdu, więc na koniec miesiąca nie zbierasz danych z kilku plików - otwierasz raport.

System do planowania serwisu i przeglądów w jednej bazie z flotą

Przeglądy nie są osobnym plikiem, tylko częścią programu System Flota. W tej samej bazie prowadzisz:

• ewidencję pojazdów - kartotekę auta, do której trafiają przeglądy i naprawy,
• ewidencję przejazdów i tankowań - stany licznika, na których opiera się kolejny przegląd,
• ewidencję ubezpieczeń - polisy z przypomnieniem o końcu ochrony,
• umowy leasingowe - z numerem umowy serwisowej i przypomnieniem o końcu umowy.

Program do zarządzania przeglądami technicznymi w przeglądarce

Program instaluje się na serwerze Twojej firmy, a opiekun floty i pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową - na swoich komputerach niczego nie instalują. Cały zespół pracuje więc na tych samych, aktualnych danych o przeglądach i naprawach. Wszystkie moduły opisuje strona funkcje programu.