Ewidencja umów leasingowych floty - czynsz, wykup i limit km

Czym jest ewidencja umów leasingowych floty

Ewidencja umów leasingowych floty to rejestr wszystkich umów, na podstawie których firma używa leasingowanych samochodów. Przy każdej umowie zapisujesz, którego auta dotyczy, od kiedy do kiedy obowiązuje, ile wynosi czynsz, jaka jest wartość zakupu i wykupu oraz jaki limit kilometrów przewiduje. Dzięki temu w każdej chwili wiesz, które umowy wkrótce się kończą i czy auto mieści się w limicie przebiegu.

Przy dwóch autach wystarczy teczka z umowami. Przy kilkunastu - od różnych leasingodawców, z innymi okresami i limitami - koniec umowy albo przebieg ponad limit łatwo przeoczyć. Dlatego umowy warto prowadzić w tym samym miejscu co pojazdy, przeglądy i polisy.

System do obsługi umów leasingowych w jednej bazie z flotą

W programie System Flota umowy leasingowe to jeden z modułów, które razem tworzą program do zarządzania flotą. Każda umowa jest przypisana do pojazdu z ewidencji pojazdów, więc umowę, przebiegi, przeglądy i polisy danego auta masz w jednej bazie. Co zyskujesz:

• wszystkie umowy leasingowe floty w jednym rejestrze zamiast w kilku teczkach i skrzynkach e-mail,
• przypomnienia e-mail o kończących się umowach leasingowych,
• limit kilometrów z umowy widoczny obok stanu licznika pojazdu,
• czynsz, wartość zakupu i wartość wykupu każdej umowy pod ręką.

Koniec umowy i limit kilometrów pod kontrolą

Dobrze prowadzona ewidencja umów leasingowych floty ma przede wszystkim pilnować tego, o czym łatwo przypomnieć sobie za późno: końca umowy, decyzji o wykupie i przebiegu względem limitu. Program wysyła e-mailem powiadomienia o kończących się umowach leasingowych - do opiekuna floty i do pracowników odpowiedzialnych za dany pojazd. O terminie wie więc więcej niż jedna osoba.

Na liście czynności do wykonania widać też terminy typu „Koniec leasingu” - obok zbliżających się przeglądów i kończących się polis, z osobą odpowiedzialną za pojazd.

Limit kilometrów a przebieg pojazdu

Limit km zapisany w umowie widzisz na liście umów obok stanu licznika pojazdu. Bieżące stany licznika trafiają do programu z ewidencji przejazdów i z ewidencji tankowania, a na liście raportów jest raport limitów km. Wcześniej widać więc, które auto jeździ więcej, niż przewiduje umowa - i jest czas, żeby np. zamienić je z autem o mniejszym przebiegu.

Koszty leasingu obok pozostałych kosztów auta

Czynsz, wartość zakupu i wartość wykupu są zapisane przy umowie, a paliwo, naprawy i polisy - w pozostałych modułach, przy tym samym pojeździe. Polisy aut leasingowanych prowadzisz w ewidencji ubezpieczeń, która także przypomina e-mailem o końcu ochrony. Przed decyzją o wykupie masz więc w jednym programie wartość wykupu, przebieg i historię serwisową auta.

Rodzaje umów leasingowych

Z punktu widzenia ewidencji najważniejsze są daty, kwoty i limity zapisane w umowie. Warto jednak wiedzieć, czym rodzaje umów leasingowych różnią się w praktyce - od tego zależy, co dzieje się z autem po zakończeniu umowy i na które pola trzeba szczególnie uważać.

Leasing operacyjny

Przez cały okres umowy właścicielem auta jest leasingodawca i to on ujmuje je w swoich środkach trwałych, a firma (korzystający) płaci opłaty leasingowe. Po zakończeniu umowy auto można zwykle wykupić za wartość wykupu ustaloną w umowie albo - jeśli umowa tak przewiduje - zwrócić je leasingodawcy.

Leasing finansowy

Właścicielem auta do końca umowy także tu pozostaje leasingodawca, ale od początku ujmuje je w swoich środkach trwałych i amortyzuje korzystający. Po zapłacie ostatniej raty własność zwykle przechodzi na niego. W praktyce ta forma przypomina zakup samochodu na raty.

Leasing z wykupem i bez wykupu

W umowie z wykupem strony ustalają wartość wykupu - kwotę, za którą po ostatniej racie firma może kupić auto. W umowie bez wykupu samochód po zakończeniu umowy wraca do leasingodawcy. Takie umowy często mają limit kilometrów i warunki zwrotu auta, a przebieg ponad limit oznacza dopłatę według stawki z umowy. Przy nich limit km i data końca umowy są najważniejszymi polami w ewidencji.

Leasing zwrotny

Firma sprzedaje leasingodawcy auto, które już ma, i od razu bierze je w leasing. Odzyskuje w ten sposób gotówkę, a samochód nadal jeździ w firmie. W ewidencji to po prostu kolejna umowa z własnym okresem i czynszem.

Leasing flotowy

Leasing flotowy to nie osobny rodzaj umowy, tylko sposób finansowania wielu aut u jednego leasingodawcy - zwykle na podstawie umowy ramowej z warunkami ustalonymi dla całej floty, w której każdy samochód ma własną umowę lub harmonogram. Leasingodawcy często dokładają do niego usługi, np. serwis, opony albo assistance; zarządzanie flotą jako usługę opisujemy w poradniku car fleet management (CFM). Im więcej aut, tym więcej numerów umów, terminów i limitów - i tym bardziej przydaje się ewidencja umów leasingowych floty w jednym programie.

Rodzaj leasingu ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych i księgowych firmy. Ta sekcja ich nie rozstrzyga - wybór umowy warto omówić z księgową albo doradcą podatkowym.

Ewidencja umów leasingowych floty w arkuszu czy w programie

Przy kilku umowach wystarczy arkusz z kolumnami takimi jak w tabeli powyżej - jak prowadzić flotę w arkuszu, opisujemy w poradniku zarządzanie flotą w Excelu. Arkusz przestaje wystarczać, gdy umów przybywa, plik prowadzi kilka osób, a koniec umowy albo przekroczony limit kilometrów wychodzi na jaw dopiero przy rozliczeniu z leasingodawcą.

Cena i bezpłatny test

Umowy leasingowe działają w programie System Flota, którego cena zaczyna się od 1 350 zł netto - moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko. Program instaluje się na serwerze Twojej firmy, a pracuje się w nim przez przeglądarkę. Przed zakupem możesz go bezpłatnie testować przez 14 dni, a szczegóły i przykładowe wyceny znajdziesz w cenniku programu.