Funkcje programu do zarządzania flotą - moduły System Flota
Wszystkie funkcje programu do zarządzania flotą System Flota w jednym miejscu: moduły ewidencji, integracje oraz funkcje wspólne, takie jak powiadomienia e-mail o terminach i raporty. Przy każdym module znajdziesz krótki opis i link do strony ze szczegółami.
Ostatnia aktualizacja:
Jak są ułożone funkcje programu do zarządzania flotą
System Flota dzieli pracę z flotą na moduły. Każdy z nich zbiera jeden rodzaj danych - przejazdy, tankowania, przeglądy, polisy albo mandaty - ale wszystkie zapisują je w jednej bazie i przy konkretnym pojeździe z ewidencji. Dzięki temu funkcje programu do zarządzania flotą się uzupełniają: stan licznika wpisany przy przejeździe albo tankowaniu pomaga zaplanować kolejny przegląd, a koszt naprawy trafia do raportu kosztów.
Na tej stronie porządkujemy funkcje w pięciu grupach. Przy każdym module jest krótki opis i link do strony z polami, przykładami i odpowiedziami na pytania:
- ewidencje pojazdów, przebiegu i tankowania,
- przeglądy, ubezpieczenia i umowy leasingowe,
- mandaty i wypożyczenia aut służbowych,
- integracje z kartami paliwowymi, systemem ERP i Google Maps,
- funkcje wspólne: powiadomienia e-mail, raporty, listy i praca w przeglądarce.
Jak program wygląda w całości, jak przebiega wdrożenie i ile kosztuje, opisujemy na stronie program do zarządzania flotą System Flota.
Ewidencja pojazdów, przebiegu i tankowania
Trzy moduły zbierają podstawowe dane o flocie: jakie auta ma firma, ile nimi przejechano i ile kosztowało paliwo. Na tych danych opierają się pozostałe funkcje programu do zarządzania flotą.
Ewidencja pojazdów
Każdy samochód ma w programie jedną kartotekę: markę i model, numer rejestracyjny, VIN, rodzaj i pojemność silnika, skrzynię biegów, datę pierwszej rejestracji i stan pojazdu, np. sprawny albo w naprawie. Jeśli firmie brakuje jakiegoś pola, dopisuje własne parametry. Z kartoteki przechodzisz do zakładek z przejazdami, tankowaniami, przeglądami, naprawami, polisami i osobami odpowiedzialnymi za auto. Więcej: program do ewidencji pojazdów w firmie.
Ewidencja przebiegu i przejazdów
Przy przejeździe zapisujesz datę, cel wyjazdu, pracownika, opis trasy oraz stan licznika na początku i na końcu, a przejechane kilometry program liczy sam. Moduł spełnia wymogi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT). Więcej, razem z bezpłatnym wzorem ewidencji w PDF i XLSX: program do ewidencji przebiegu pojazdu.
Ewidencja tankowania
Przy tankowaniu zapisujesz datę, rodzaj i ilość paliwa, cenę za litr, wartość, stan licznika, stację oraz to, czy tankowano do pełna. Transakcji z kart paliwowych BP, Orlen i Shell nie trzeba przepisywać - program je wczytuje i przypisuje do pojazdów. Z kilometrów i tankowań wylicza rzeczywiste zużycie paliwa każdego auta. Więcej: ewidencja tankowania paliwa i bezpłatny wzór karty tankowania.
Przeglądy, ubezpieczenia i umowy leasingowe
Te funkcje programu do zarządzania flotą łączy jedno: dokument, który ma datę końcową. Program zapisuje te daty i przypomina e-mailem o zbliżających się terminach, więc przegląd, koniec polisy czy koniec leasingu nie zaskoczą nikogo w firmie.
Przeglądy i serwis
W module Przeglądy zapisujesz datę przeglądu, jego ważność, stan licznika i przebieg, przy którym wypada kolejny przegląd. Moduł Serwisy prowadzi usterki i naprawy z datami oraz kosztem części i robocizny, więc cała historia serwisowa auta jest w jednym miejscu. Więcej: program do ewidencji przeglądów technicznych.
Ubezpieczenia i szkody komunikacyjne
Przy polisie zapisujesz ubezpieczyciela, numer umowy, rodzaj ubezpieczenia, okres ochrony, wartość składki i polisy oraz zniżkę. Obok polis program prowadzi też ewidencję szkód komunikacyjnych. O kończących się umowach ubezpieczeniowych przypomina e-mail. Więcej: ewidencja ubezpieczeń pojazdów.
Umowy leasingowe
Umowa leasingowa ma w programie okres obowiązywania, czynsz, wartość zakupu i wykupu, limit kilometrów, numer umowy oraz numer umowy serwisowej. Program przypomina o kończących się umowach, aktualny stan licznika pochodzi z przejazdów i tankowań, a na liście raportów jest też raport limitów km. Więcej: ewidencja umów leasingowych floty.
Sprawdź funkcje programu do zarządzania flotą przez 14 dni
Przygotujemy konto testowe, na którym przez 14 dni bezpłatnie sprawdzisz program w praktyce - bez zobowiązań. Wolisz najpierw poznać koszt dla swojej floty? Przygotujemy bezpłatną wycenę.
Mandaty i wypożyczenia aut służbowych
Dwie kolejne funkcje programu do zarządzania flotą dotyczą osób, które jeżdżą firmowymi autami: kto i w jakim celu wziął samochód oraz kto odpowiada za mandat.
Ewidencja mandatów
Mandat zapisujesz z numerem rejestracyjnym, imieniem i nazwiskiem kierowcy, datą i miejscem wykroczenia, kwotą oraz punktami karnymi. Program przypisuje mandat do kierowcy i do pojazdu, więc przy każdym wykroczeniu wiadomo, kto prowadził i którym autem. Więcej: ewidencja mandatów w firmie.
Wypożyczenia aut służbowych
Ewidencja wypożyczeń pokazuje, który pracownik, na jaki okres i w jakim celu wziął samochód, ze stanem licznika przy wyjeździe i przy zwrocie. Z listy wypożyczeń odczytasz, kiedy auto jest zajęte, a kiedy dostępne, co porządkuje rezerwację samochodów służbowych. Więcej: wypożyczenia i rezerwacja samochodów służbowych.
Integracje z kartami paliwowymi, systemem ERP i Google Maps
Części danych nie trzeba wpisywać ręcznie - funkcje programu do zarządzania flotą obejmują też połączenia z trzema zewnętrznymi źródłami.
Karty paliwowe BP, Orlen i Shell
Program wczytuje rozliczenia transakcji z kart paliwowych BP, Orlen i Shell i sam przypisuje je do pojazdów z ewidencji. Tankowania z kart trafiają do tej samej ewidencji co tankowania wpisane ręcznie, więc koszty paliwa liczą się z jednego źródła.
Słowniki i kontrahenci z systemu ERP
Program można zintegrować z systemem ERP i wczytać z niego podstawowe słowniki oraz listy kontrahentów, zamiast zakładać je drugi raz. Zakres integracji z Twoim systemem ustalimy w rozmowie.
Trasa przejazdu w Google Maps
Trasę przejazdu wyświetlisz jednym kliknięciem w Google Maps - program pokaże ją na mapie i obliczy odległość oraz czas. Więcej o wszystkich połączeniach: integracja kart paliwowych z programem do zarządzania flotą.
Jak moduły korzystają z tych samych danych
Funkcje programu do zarządzania flotą to nie osobne pliki. Jeden wpis przydaje się w kilku miejscach - tak wygląda droga danych od kartoteki pojazdu do raportu.
- 1
Pojazd w ewidencji
Zakładasz kartotekę auta. Każdy kolejny wpis - przejazd, tankowanie, przegląd, polisa, mandat czy wypożyczenie - jest przypisany do tego pojazdu.
- 2
Stany licznika
Przy przejeździe i tankowaniu zapisujesz stan licznika. Program liczy z nich kilometry i zużycie paliwa, a przebieg pomaga zaplanować kolejny przegląd.
- 3
Terminy i przypomnienia
Daty ważności przeglądów, polis i umów leasingowych trafiają do powiadomień e-mail i na listę czynności do wykonania.
- 4
Koszty w raportach
Paliwo, naprawy i polisy są zapisane przy pojeździe, więc raport kosztów czy raport kosztów paliwa nie wymaga ręcznego zestawiania.
Funkcje wspólne: powiadomienia, raporty i praca w przeglądarce
Oprócz modułów funkcje programu do zarządzania flotą obejmują elementy, z których korzystasz niezależnie od tego, czym akurat się zajmujesz.
Powiadomienia e-mail o terminach
Program wysyła e-maile o zbliżających się przeglądach technicznych, kończących się umowach ubezpieczeniowych i kończących się umowach leasingowych. Wiadomość dostają opiekun floty i pracownicy odpowiedzialni za dany pojazd - wskazujesz ich w kartotece auta, w zakładce Osoby odpowiedzialne.
Lista czynności do wykonania
Zbliżające się przeglądy i badania techniczne, koniec umów leasingowych i polis program zbiera też na jednej liście - z datą ważności, stanem licznika i osobą odpowiedzialną za pojazd. Od tej listy łatwo zacząć każdy dzień pracy z flotą.
Raporty
Na liście raportów są raport przeglądów, raport ubezpieczeń, raport limitów km, raport rentowności, raport kosztów paliwa i raport kosztów. Raporty kosztów, kosztów paliwa, przeglądów i ubezpieczeń korzystają z tankowań, przeglądów, napraw i polis wpisanych w modułach, więc na koniec miesiąca nie składasz zestawień z kilku plików.
Listy, słowniki i własne parametry
Dane każdego modułu przeglądasz jako listę: zawężasz ją do wybranego okresu, filtrujesz i sortujesz po kolumnach oraz wybierasz, które kolumny mają być widoczne. Pojazdy opisujesz polami domyślnymi albo własnymi parametrami, podstawowe słowniki i listę kontrahentów możesz wczytać z systemu ERP, a koszty paliwa, serwisu i ubezpieczeń przypiszesz do miejsc ich powstawania.
Praca w przeglądarce na serwerze Twojej firmy
System Flota to aplikacja ASP.NET, którą instaluje się raz na serwerze Twojej firmy. Pracownicy otwierają ją w przeglądarce internetowej i nic nie instalują na swoich komputerach, a dane floty zostają na serwerze firmy. Cena programu zaczyna się od 1 350 zł netto - składniki ceny i zasady odnowienia licencji opisuje cennik programu.
Zobacz też
Pytania o funkcje programu
Jakie są funkcje programu do zarządzania flotą System Flota?
Funkcje programu do zarządzania flotą System Flota są ułożone w pięć grup: ewidencje pojazdów, przebiegu i tankowania, dokumenty z datą ważności (przeglądy i naprawy, polisy ze szkodami komunikacyjnymi, umowy leasingowe), sprawy osób jeżdżących autami firmowymi (mandaty i wypożyczenia), integracje z kartami paliwowymi, systemem ERP i Google Maps oraz funkcje wspólne - powiadomienia e-mail o terminach, lista czynności do wykonania i raporty.
O czym program przypomina e-mailem?
O zbliżających się przeglądach technicznych, kończących się umowach ubezpieczeniowych i kończących się umowach leasingowych. Powiadomienie trafia do opiekuna floty i do pracowników odpowiedzialnych za dany pojazd.
Jakie raporty są w programie?
Na liście raportów są raport przeglądów, raport ubezpieczeń, raport limitów km, raport rentowności, raport kosztów paliwa i raport kosztów. Dane do raportów kosztów, kosztów paliwa, przeglądów i ubezpieczeń pochodzą z modułów, w których zapisujesz tankowania, przeglądy, naprawy i polisy.
Czy moduły korzystają ze wspólnych danych?
Tak. Wszystkie moduły korzystają z jednej bazy danych, a każdy wpis jest przypisany do pojazdu z ewidencji. Dlatego stan licznika z przejazdów i tankowań pomaga zaplanować kolejny przegląd, a koszty paliwa i napraw trafiają do raportów kosztów bez przepisywania.
Czy program pobiera dane z urządzeń zamontowanych w pojazdach?
Nie. System Flota to program ewidencyjny: przebieg liczy ze stanów licznika wpisanych przy przejazdach, a tankowania przyjmuje ręcznie albo z importu kart paliwowych BP, Orlen i Shell. Nie wymaga więc montażu żadnych urządzeń w autach. Czym program ewidencyjny różni się od innych rodzajów oprogramowania dla flot, wyjaśniamy na stronie system zarządzania flotą.
Czy funkcje programu do zarządzania flotą można sprawdzić przed zakupem?
Tak. Przygotujemy konto testowe, na którym przez 14 dni bezpłatnie sprawdzisz program, bez zobowiązań. Test zamówisz przez formularz na stronie kontaktowej albo pod numerem +48 530 468 281. Cenę dla swojej floty poznasz w bezpłatnej wycenie.
Sprawdź System Flota w swojej firmie
Przygotujemy bezpłatną wycenę albo konto testowe, na którym przez 14 dni sprawdzisz funkcje programu do zarządzania flotą - bez zobowiązań. Telefon: +48 530 468 281.