Ewidencja mandatów w firmie - kierowca, auto i punkty karne
Ewidencja mandatów w firmie to rejestr mandatów, które dostają kierowcy firmowych aut: kto kierował, którym pojazdem, kiedy, gdzie i za co, jaka była kwota mandatu i ile punktów karnych otrzymał. W programie System Flota każdy mandat jest przypisany do kierowcy i do pojazdu z ewidencji.
Ostatnia aktualizacja:
Czym jest ewidencja mandatów w firmie
Firmowe auta jeżdżą codziennie, więc przy kilkunastu kierowcach mandaty i pisma po zdjęciach z fotoradarów przychodzą regularnie. Ewidencja mandatów w firmie zbiera je w jednym miejscu: przy każdym mandacie zapisujesz pojazd, kierowcę, datę i miejsce wykroczenia, rodzaj wykroczenia, kwotę mandatu i punkty karne.
Bez takiego rejestru mandaty giną w korespondencji i skrzynkach poszczególnych osób, a koszty wykroczeń nie są przypisane do nikogo. Zarządzanie mandatami w firmie sprowadza się w praktyce do trzech pytań:
- Kto kierował? - komu firma powierzyła pojazd w dniu wykroczenia,
- Ile to kosztuje? - na jaką kwotę są mandaty poszczególnych kierowców i pojazdów,
- Czy wykroczenia się powtarzają? - którzy kierowcy zbierają punkty karne i gdzie potrzebna jest rozmowa albo szkolenie.
Systematyczna ewidencja mandatów w firmie służy też bezpieczeństwu. Kierowcy, którzy wiedzą, że wykroczenia są zapisywane, chętniej przestrzegają przepisów ruchu drogowego, a firma ma dane, by zareagować na powtarzające się wykroczenia - na przykład szkoleniem albo zmianą zasad korzystania z aut - zanim dojdzie do wypadku.
Ewidencja mandatów w firmie w programie System Flota
W programie System Flota mandaty prowadzisz w osobnym module, w tej samej bazie co cały program do zarządzania flotą. Każdy mandat jest przypisany do kierowcy i do pojazdu z ewidencji pojazdów. Przy mandacie program domyślnie zapisuje dane z tabeli poniżej.
| Dane mandatu | Co zapisujesz |
|---|---|
| Pojazd | auto z ewidencji pojazdów, którego dotyczy mandat |
| Numer rejestracyjny | numer rejestracyjny tego pojazdu |
| Imię i nazwisko | kierowca, któremu przypisany jest mandat |
| Data | dzień wykroczenia |
| Miejsce | miejscowość lub adres, w którym doszło do wykroczenia |
| Wykroczenie | za co wystawiono mandat, np. przekroczenie prędkości |
| Kwota mandatu | wysokość grzywny w złotych |
| Punkty karne | liczba punktów karnych za wykroczenie |
Mandat przypisany do kierowcy i do pojazdu
Każdy mandat ma w programie dwa przypisania: do pojazdu i do kierowcy. Po posortowaniu listy po pojeździe mandaty jednego auta stoją obok siebie, a po posortowaniu po kierowcy - mandaty jednej osoby. Jeśli pracownik jeździ różnymi samochodami, jego mandaty i tak znajdziesz w jednym miejscu - wystarczy zawęzić listę do jego imienia i nazwiska.
Kwoty mandatów i punkty karne
Listę mandatów filtrujesz i sortujesz po kolumnach - na przykład po kierowcy, pojeździe, dacie albo liczbie punktów karnych. Szybko znajdziesz mandaty z największą liczbą punktów albo wszystkie mandaty jednego kierowcy. Pamiętaj, że ewidencja mandatów w firmie to rejestr wewnętrzny, a nie urzędowa ewidencja kierowców: aktualną liczbę punktów kierowca sprawdzi w usłudze na gov.pl. Mandaty i punkty karne to dane osobowe kierowców - zakres danych, które firma zapisuje, i podstawę ich przetwarzania warto uzgodnić z inspektorem ochrony danych albo prawnikiem.
Mandat za samochód służbowy - co robi firma
Gdy wykroczenie zarejestruje fotoradar, kierowca nie dostaje mandatu na miejscu. Pismo trafia do właściciela pojazdu z dowodu rejestracyjnego - przy aucie w leasingu często najpierw do leasingodawcy, który wskazuje firmę korzystającą z samochodu. Zwykle jest to wezwanie do wskazania, komu powierzono pojazd do kierowania lub używania w określonym czasie.
Obowiązek wskazania kierowcy
Właściciel lub posiadacz pojazdu ma obowiązek wskazać na żądanie uprawnionego organu, komu powierzył pojazd do kierowania lub używania w oznaczonym czasie (art. 78 ust. 4 ustawy Prawo o ruchu drogowym). Niewskazanie kierowcy jest osobnym wykroczeniem zagrożonym grzywną - niezależnie od samego wykroczenia drogowego. Termin i sposób odpowiedzi podaje pismo, które przyszło do firmy.
Skąd firma wie, kto jechał autem
Żeby odpowiedzieć na wezwanie, trzeba ustalić, kto miał samochód w dniu wykroczenia. Tu przydają się zapisy, które i tak prowadzisz w programie. W ewidencji wypożyczeń aut służbowych jest pracownik i okres, na który wziął auto, a w ewidencji przejazdów - data przejazdu, pracownik, cel wyjazdu i opis trasy. Gdy kierowca jest już ustalony, mandat zapisujesz z przypisaniem do niego i do pojazdu.
Kto płaci mandat za auto służbowe
Mandat karny i punkty karne dotyczą kierowcy, który popełnił wykroczenie - nie firmy. Zasady wewnętrzne, czyli kto odpowiada na wezwania, jak szybko pracownik zgłasza otrzymany mandat i kto ponosi koszty, warto spisać w regulaminie floty albo w zasadach korzystania z aut służbowych. Jeśli firma pokrywa za pracownika jakiekolwiek koszty, rozliczenie ustal z księgową, a ewentualne potrącenia z wynagrodzenia - z prawnikiem. Ta sekcja ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
Sprawdź moduł mandatów przez 14 dni
Udostępnimy System Flota na 14 dni bezpłatnego testu - bez zobowiązań. Zobaczysz, jak ewidencja mandatów w firmie działa razem z ewidencją pojazdów, przejazdów i wypożyczeń. Wolisz najpierw poznać koszt dla swojej floty? Przygotujemy bezpłatną wycenę.
Zarządzanie mandatami w firmie krok po kroku
Pięć kroków, po których ewidencja mandatów w firmie jest kompletna: każdy mandat ma przypisanego kierowcę i pojazd, a firma wie, ile kosztują wykroczenia.
- 1
Wprowadź pojazdy
Każdy samochód zakładasz w ewidencji pojazdów z numerem rejestracyjnym. Do tego pojazdu przypiszesz później mandat.
- 2
Zapisuj, kto bierze auto
Wypożyczenia aut służbowych i przejazdy z datą i pracownikiem pozwalają ustalić, kto kierował pojazdem w dniu wykroczenia.
- 3
Spisz zasady w regulaminie floty
Ustal, kto odpowiada na wezwania do wskazania kierowcy, jak szybko pracownik zgłasza mandat i kto ponosi jego koszt.
- 4
Wpisuj każdy mandat
Pojazd, kierowca, data, miejsce, wykroczenie, kwota i punkty karne - od razu po otrzymaniu mandatu albo wskazaniu kierowcy.
- 5
Przeglądaj listę mandatów
Raz w miesiącu posortuj listę po kierowcach i pojazdach. Powtarzające się wykroczenia to sygnał do rozmowy albo szkolenia.
Mandaty, pojazdy i wypożyczenia w jednej bazie
Moduł mandatów nie działa w oderwaniu od reszty programu. W tej samej bazie prowadzisz:
- ewidencję pojazdów - kartotekę auta z numerem rejestracyjnym, VIN, marką i modelem,
- wypożyczenia aut służbowych - kto i w jakim celu wziął auto, na jaki okres, ze stanem licznika przy wyjeździe i przy zwrocie,
- ewidencję przejazdów - data i cel wyjazdu, pracownik, opis trasy i stany licznika,
- tankowania, przeglądy, polisy i umowy leasingowe - z przypomnieniami e-mail o przeglądach technicznych, końcu polis i końcu umów leasingowych.
Dzięki temu ewidencja mandatów w firmie korzysta z tych samych danych o pojazdach co pozostałe moduły - nie przepisujesz ich do osobnego arkusza. Wszystkie moduły opisuje strona funkcje programu. Program instaluje się na serwerze Twojej firmy, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową, bez instalowania czegokolwiek na swoich komputerach.
Cena programu System Flota: od 1 350 zł netto - moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko. Szczegóły w cenniku programu, a przed zakupem - 14 dni bezpłatnego testu.
Najczęściej zadawane pytania o ewidencję mandatów
Co to jest ewidencja mandatów w firmie?
To rejestr mandatów, które otrzymują kierowcy firmowych aut. Ewidencja mandatów w firmie zapisuje przy każdym mandacie pojazd, kierowcę, datę i miejsce wykroczenia, rodzaj wykroczenia, kwotę mandatu oraz punkty karne. Dzięki temu firma wie, kto kierował autem i ile kosztują wykroczenia.
Czy program przypisuje mandat do kierowcy i do pojazdu?
Tak. W programie System Flota każdy mandat jest przypisany do kierowcy (imię i nazwisko) i do pojazdu z ewidencji pojazdów, z numerem rejestracyjnym. Listę mandatów filtrujesz i sortujesz po kolumnach, na przykład po kierowcy albo pojeździe.
Co zrobić z mandatem za samochód służbowy?
Gdy wykroczenie zarejestruje fotoradar, firma jako właściciel lub posiadacz auta dostaje zwykle wezwanie do wskazania, komu powierzyła pojazd w określonym czasie (art. 78 ust. 4 ustawy Prawo o ruchu drogowym). Kto miał samochód, sprawdzisz w ewidencji wypożyczeń aut służbowych i w ewidencji przejazdów. Niewskazanie kierowcy jest osobnym wykroczeniem, a konkretną sprawę warto omówić z prawnikiem.
Czy program zapisuje punkty karne kierowców?
Tak. Przy każdym mandacie zapisujesz liczbę punktów karnych. Po zawężeniu listy do imienia i nazwiska kierowcy widzisz wszystkie jego mandaty i punkty, a po posortowaniu po punktach - mandaty z największą liczbą punktów. To rejestr prowadzony przez firmę - oficjalną liczbę punktów kierowca sprawdzi w usłudze na gov.pl. Punkty karne to dane osobowe kierowców, więc zakres zapisywanych danych warto uzgodnić z inspektorem ochrony danych albo prawnikiem.
Kto płaci mandat za auto służbowe?
Mandat karny i punkty karne dotyczą kierowcy, który popełnił wykroczenie. Kto w firmie odpowiada na wezwania i kto ponosi koszty, warto zapisać w regulaminie floty. Jeśli firma pokrywa za pracownika jakiekolwiek koszty, rozliczenie ustal z księgową, a ewentualne potrącenia z wynagrodzenia - z prawnikiem.
Ile kosztuje program System Flota?
Cena zaczyna się od 1 350 zł netto: moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko. Program instaluje się na serwerze Twojej firmy, a pracuje się w nim przez przeglądarkę. Szczegóły opisuje cennik programu, a przed zakupem możesz bezpłatnie testować program przez 14 dni - zamów test.
Sprawdź System Flota w swojej firmie
Przygotujemy bezpłatną wycenę albo udostępnimy program na 14 dni bezpłatnego testu - bez zobowiązań. Ewidencja mandatów w firmie, pojazdy, przejazdy i wypożyczenia aut służbowych w jednym programie. Telefon: +48 530 468 281.