Program do ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT

Ewidencja przejazdów firmowych aut w jednym miejscu

Ręczna ewidencja przejazdów w zeszycie albo w arkuszu zabiera czas i łatwo o pomyłki: wpis bez celu wyjazdu, przestawione cyfry licznika, kilometry, które nie zgadzają się z różnicą stanów.

System Flota to program do ewidencji przebiegu pojazdu, w którym przejazd wpisujesz stanem licznika na początku i na końcu trasy, a przejechane kilometry liczą się same. Wszystkie przejazdy są w jednym miejscu - koniec z papierowymi kartami i arkuszami Excela, a raporty są gotowe od ręki.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT - co musi zawierać

Jeśli firma odlicza pełny VAT od wydatków na samochód używany wyłącznie do działalności, prowadzi dla niego ewidencję przebiegu. Jej zakres określa art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 361). Ewidencja musi zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2. dzień rozpoczęcia i dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
3. stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji,
4. wpis osoby kierującej o każdym wykorzystaniu pojazdu: kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczba przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji.

Gdy pojazdem kieruje osoba, która nie jest podatnikiem - na przykład pracownik - podatnik potwierdza jej wpisy na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Pojazd udostępniany osobie, która nie jest pracownikiem, wymaga wpisu o innym zakresie (art. 86a ust. 8). Ewidencja to jeden z warunków odliczenia 100% VAT - innym jest m.in. informacja VAT-26. Nie ma w niej pola stawki za kilometr - stawka należy do innej ewidencji, prowadzonej do rozliczeń PIT. Szczegóły rozliczeń potwierdź z księgową.

Ewidencja przebiegu pojazdu - wzór do pobrania (druk PDF i Excel)

Przy jednym czy dwóch samochodach ewidencję przebiegu można prowadzić na papierze albo w arkuszu. Przygotowaliśmy bezpłatny wzór ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT: PDF do druku i XLSX do Excela. Pola są dokładnie te z art. 86a ust. 7 - bez kolumn spoza przepisu.

Jak wypełniać ewidencję przebiegu pojazdu

1. Wpisz numer rejestracyjny, dzień rozpoczęcia ewidencji i stan licznika na ten dzień.
2. Każdy wyjazd zapisuj w osobnym wierszu z kolejnym numerem: data, cel, trasa, kilometry oraz imię i nazwisko osoby kierującej.
3. Trasę opisuj dokładnie: miejscowość i adres startu, celu i powrotu.
4. Na koniec okresu rozliczeniowego wpisz stan licznika i liczbę kilometrów. Gdy pojazd prowadzi osoba, która nie jest podatnikiem, podatnik potwierdza jej wpisy datą i podpisem.
5. Kończąc ewidencję, wpisz dzień zakończenia, stan licznika i liczbę kilometrów na ten dzień.

Kiedy arkusz przestaje wystarczać

Przy większej flocie trudno pilnować ciągłości numeracji, stanów licznika i potwierdzeń w każdym pliku osobno. Wtedy wygodniejszy jest program do ewidencji przebiegu pojazdu, w którym kilometry i raporty przebiegu są gotowe bez przepisywania. Jak prowadzić w arkuszu całą flotę, opisujemy w poradniku zarządzanie flotą w Excelu.

Przebiegi, tankowania i przeglądy w jednej bazie

Program do ewidencji przebiegu pojazdu nie działa w oderwaniu od reszty floty: przebiegi trafiają do tej samej kartoteki pojazdu co tankowania, przeglądy i polisy. Pełny program do zarządzania flotą obejmuje też ubezpieczenia, umowy leasingowe, mandaty i wypożyczenia aut służbowych.

• Paliwo - z kilometrów i tankowań program wylicza rzeczywiste zużycie paliwa i pozwala porównać spalanie pojazdów. Więcej: ewidencja tankowania.
• Terminy - kolejny przegląd program wyznacza według stanu licznika, a e-mailem przypomina o przeglądach, końcu polis i umów leasingowych. Więcej: przeglądy i serwis.
• Wdrożenie - instalacja na serwerze Twojej firmy, praca przez przeglądarkę internetową.

Cena: od 1 350 zł netto - moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko (każde kolejne +150 zł), po 12 miesiącach odnowienie 20% wartości licencji rocznie. Szczegóły w cenniku programu, a przed zakupem - 14 dni bezpłatnego testu.