Ewidencja pojazdów - program do ewidencji pojazdów w firmie
Ewidencja pojazdów to uporządkowana baza danych o wszystkich autach firmy: marce i modelu, numerze rejestracyjnym, VIN, stanie pojazdu, terminach i kosztach. System Flota to program do ewidencji pojazdów w firmie - każde auto ma w nim jedną kartotekę, do której przypisane są przejazdy, tankowania, przeglądy, polisy i umowy leasingowe.
Ostatnia aktualizacja:
Czym jest ewidencja pojazdów w firmie
Ewidencja pojazdów to centralne miejsce, w którym firma gromadzi, porządkuje i analizuje dane o wszystkich pojazdach floty. Działa jak baza danych: o każdym samochodzie zapisujesz markę, model, numer rejestracyjny, VIN, stan techniczny i historię serwisową, a potem w kilka kliknięć znajdujesz potrzebną informację - bez przeszukiwania segregatorów i plików.
Dobrze prowadzona ewidencja odpowiada na trzy pytania: jakie auta ma firma i w jakim są stanie, kto za nie odpowiada i kiedy mija najbliższy termin - przegląd, polisa albo koniec leasingu. Bez niej te informacje rozchodzą się między kilka osób i plików, a każde zestawienie dla zarządu trzeba składać od nowa.
Ewidencja pojazdów służbowych w jednym programie
Program do ewidencji samochodów przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy z aut korzysta wielu pracowników. System Flota to program do ewidencji pojazdów w firmie, który łączy kartotekę każdego auta z jego przebiegami, tankowaniami, przeglądami i polisami. Masz pełny przegląd stanu technicznego pojazdów, ich przebiegu i historii serwisowej, co ułatwia planowanie przeglądów i trafniejsze decyzje dotyczące floty.
Jak prowadzić ewidencję pojazdów w firmie krok po kroku
Niezależnie od tego, czy wybierzesz arkusz, czy program do ewidencji pojazdów w firmie, kolejność pracy jest podobna - od pierwszego spisu aut po comiesięczny przegląd danych.
1. Spisz wszystkie pojazdy firmy
Zacznij od pełnej listy: auta własne, leasingowane i wynajmowane, osobowe, dostawcze i ciężarowe, a do tego naczepy. Dane identyfikacyjne przepisz z dowodu rejestracyjnego - numer rejestracyjny, VIN, markę i model, datę pierwszej rejestracji, rodzaj paliwa i pojemność silnika.
2. Ustal jednolite pola i wartości
Zdecyduj, jakie informacje zapisujesz o każdym aucie, i używaj stałych wartości, np. typ: osobowy, dostawczy, ciężarowy, naczepa; stan: sprawny, w naprawie, wyrejestrowany. Jednolite wpisy da się potem filtrować i porównywać.
3. Przypisz pojazd do osoby odpowiedzialnej
Każde auto powinno mieć opiekuna, który pilnuje jego terminów i wie, kto z niego korzysta. To, kto jechał danym samochodem i w jakim celu, zapisuje się przy przejazdach i wypożyczeniach.
4. Dopisz terminy i umowy
Do kartoteki dołącz wszystko, co ma datę końcową: przeglądy techniczne, polisy OC i AC oraz umowę leasingową z limitem kilometrów. Ustal, kto i z jakim wyprzedzeniem ma się o nich dowiedzieć.
5. Zapisuj zdarzenia na bieżąco
Przejazdy ze stanem licznika, tankowania, naprawy, mandaty i wypożyczenia zapisuj od razu, a nie raz na kwartał. Każdy wpis dotyczy konkretnego pojazdu, więc historia auta i jego koszty składają się same.
6. Aktualizuj stan pojazdu i przeglądaj dane
Gdy auto trafia do naprawy albo odchodzi z floty, zmień jego stan zamiast usuwać wpis - historia zostaje do wglądu. Raz w miesiącu przejrzyj zbliżające się terminy, przebiegi względem limitów leasingu i koszty poszczególnych aut.
Przy kilku autach te kroki da się prowadzić w arkuszu. Gdy pojazdów i osób przybywa, wygodniejszy jest program do ewidencji pojazdów w firmie, w którym kartoteka, terminy i zdarzenia są w jednej bazie, a o terminach przypomina e-mail.
Program do ewidencji pojazdów w firmie - pola kartoteki pojazdu
W programie System Flota kartotekę pojazdu opisują domyślne parametry z tabeli poniżej. Jeśli Twoja firma potrzebuje innych informacji, opisujesz pojazdy własnymi, niestandardowymi parametrami. Kartoteka obsługuje także flotę transportową: ciężarówki i naczepy wpisujesz obok samochodów osobowych i dostawczych, więc System Flota sprawdzi się również jako program do ewidencji pojazdów w firmie transportowej.
| Pole kartoteki | Co zawiera i przykłady |
|---|---|
| Typ pojazdu | Ogólna kategoria, np. samochód osobowy, dostawczy, ciężarowy, naczepa, autobus, motocykl |
| Rodzaj pojazdu | Doprecyzowanie typu, np. sedan, kombi, SUV, furgon, chłodnia, ciągnik siodłowy |
| Stan pojazdu | Aktualny stan techniczny i prawny, np. sprawny, uszkodzony, w naprawie, zarejestrowany, wyrejestrowany |
| Marka i model | Producent i konkretny model, np. Ford Focus, Volkswagen Golf, Mercedes-Benz C-Class |
| Nr rejestracyjny | Numer nadany przez organ rejestrujący, wpisany w dowodzie rejestracyjnym |
| VIN | Unikalny numer identyfikacyjny pojazdu nadany przez producenta |
| Nazwa | Nazwa własna nadana przez użytkownika, np. „Służbowy Focus”, „Dostawczy Mercedes” |
| Opis | Dodatkowe informacje, np. o wyposażeniu i przeznaczeniu auta |
| Rodzaj silnika | Rodzaj paliwa: benzyna, diesel, LPG, CNG, elektryczny |
| Pojemność silnika | Pojemność skokowa w cm³ lub litrach |
| Rodzaj skrzyni biegów | Manualna, automatyczna, półautomatyczna, CVT |
| Data pierwszej rejestracji | Data z dowodu rejestracyjnego - po niej posortujesz auta według wieku |
| Własne parametry | Pola dodane przez firmę dla informacji, których nie ma wśród pól domyślnych |
Lista pojazdów - przeglądanie, filtrowanie i sortowanie
Ewidencja pokazuje pojazdy w przejrzystej formie listy. Sam wybierasz kolumny i ich kolejność, zawężasz listę filtrem po jednym lub kilku parametrach naraz (np. typ, marka, model, stan techniczny) i sortujesz ją rosnąco lub malejąco, np. po numerze rejestracyjnym, dacie pierwszej rejestracji albo przebiegu.
Raporty i praca w przeglądarce
Na podstawie zebranych danych program przygotowuje raporty i analizy, które pomagają w decyzjach dotyczących floty. Program do ewidencji pojazdów w firmie instaluje się raz na serwerze Twojej firmy, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową - na swoich komputerach niczego nie instalują.
Sprawdź ewidencję pojazdów przez 14 dni
Udostępnimy program do ewidencji pojazdów w firmie na 14 dni bezpłatnego testu - bez zobowiązań. Wolisz najpierw poznać koszt dla swojej floty? Przygotujemy bezpłatną wycenę.
Kartoteka pojazdu a pozostałe moduły programu
System Flota to nie tylko program do ewidencji pojazdów w firmie - kartoteka pojazdu jest punktem wyjścia dla pozostałych modułów. Każdy wpis - przejazd, tankowanie, przegląd, polisa, umowa leasingowa, mandat czy wypożyczenie - jest przypisany do pojazdu z ewidencji. W kartotece auta są zakładki przejazdów, tankowań, przeglądów, napraw, ubezpieczeń i osób odpowiedzialnych, więc przebiegi, tankowania i historię serwisową pojazdu masz w jednym miejscu.
- Ewidencja przebiegu i przejazdów - data i cel wyjazdu, pracownik, opis trasy oraz stan licznika na początku i na końcu. Program sam liczy przejechane kilometry, a moduł spełnia wymogi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.
- Ewidencja tankowania - data, rodzaj i ilość paliwa, cena za litr, wartość, stan licznika i stacja. Transakcje z kart paliwowych BP, Orlen i Shell program wczytuje i sam przypisuje do pojazdów.
- Przeglądy i serwis - data przeglądu i data ważności, kolejny przegląd według stanu licznika oraz naprawy z kosztem części i robocizny.
- Ubezpieczenia i szkody - ubezpieczyciel, numer umowy, okres ochrony, składka, wartość polisy i zniżka, a do tego szkody komunikacyjne.
- Umowy leasingowe - okres umowy, czynsz, wartość zakupu i wykupu, limit kilometrów oraz numer umowy serwisowej.
- Mandaty - kwota, wykroczenie i punkty karne, z przypisaniem mandatu do kierowcy i do pojazdu.
- Wypożyczenia aut służbowych - kto i w jakim celu wziął auto, na jaki okres, ze stanem licznika przy wyjeździe i przy zwrocie.
Program wysyła e-mailem przypomnienia o zbliżających się przeglądach technicznych, kończących się polisach i końcu umów leasingowych. Wiadomość trafia do opiekuna floty i do pracowników odpowiedzialnych za dany pojazd. Wszystkie moduły razem tworzą program do zarządzania flotą System Flota, a ich pełny opis znajdziesz na stronie funkcje programu.
Ewidencja pojazdów w Excelu czy w programie
Przy kilku autach i jednej osobie, która prowadzi plik, ewidencja pojazdów w arkuszu często wystarcza - jak ją przygotować i skąd pobrać bezpłatny szablon, opisujemy w poradniku zarządzanie flotą w Excelu. Arkusz przestaje wystarczać, gdy plik nadpisuje kilka osób, terminy przeglądów lub polis mijają niezauważone, a koszty każdego auta trzeba zestawiać ręcznie.
Bezpłatny test zamiast darmowej wersji
System Flota nie ma darmowej wersji. Program do ewidencji pojazdów w firmie kosztuje od 1 350 zł netto - moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko (każde kolejne +150 zł). Licencja obejmuje pierwszy rok, a po 12 miesiącach odnowienie kosztuje 20% wartości licencji rocznie. Zanim zdecydujesz, możesz go bezpłatnie testować przez 14 dni. Przykłady wyliczeń dla kilku stanowisk znajdziesz w cenniku programu.
Zobacz też
Najczęściej zadawane pytania o ewidencję pojazdów
Co powinna zawierać ewidencja pojazdów w firmie?
Dane identyfikacyjne auta (numer rejestracyjny, VIN, marka i model, data pierwszej rejestracji), dane techniczne, stan pojazdu i osobę odpowiedzialną, a do tego terminy przeglądów, polis i umów leasingowych, przebiegi, tankowania i koszty. Program do ewidencji pojazdów w firmie System Flota przypisuje te dane do pojazdu z ewidencji, a przejazdy, tankowania, przeglądy, naprawy i polisy widać w kartotece pojazdu.
Czy w kartotece pojazdu można dodać własne pola?
Tak. Oprócz pól domyślnych, takich jak typ pojazdu, marka i model, numer rejestracyjny czy VIN, pojazdy opisujesz własnymi, niestandardowymi parametrami.
Czym ewidencja pojazdów różni się od ewidencji przebiegu?
Ewidencja pojazdów to kartoteka aut firmy, a ewidencja przebiegu - zapis przejazdów ze stanami licznika. Jeśli odliczasz pełny VAT od wydatków na samochód używany wyłącznie w działalności, potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT) - prowadzi ją moduł ewidencji przejazdów. Zasady rozliczeń w Twojej firmie warto potwierdzić z księgową.
Czy program do ewidencji pojazdów jest darmowy?
System Flota to płatny program do ewidencji pojazdów w firmie: kosztuje od 1 350 zł netto (moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko). Licencja obejmuje pierwszy rok, potem odnowienie kosztuje 20% jej wartości rocznie - szczegóły w cenniku. Bezpłatną alternatywą dla małej floty jest arkusz - opisujemy go w poradniku zarządzanie flotą w Excelu.
Czy mogę przetestować program przed zakupem?
Tak. Program udostępniamy na 14 dni bezpłatnego testu, bez zobowiązań - zamówisz go przez formularz na stronie kontaktowej albo pod numerem +48 530 468 281.
Sprawdź System Flota w swojej firmie
Przygotujemy bezpłatną wycenę albo udostępnimy program do ewidencji pojazdów w firmie na 14 dni bezpłatnego testu - bez zobowiązań. Telefon: +48 530 468 281.