Ewidencja ubezpieczeń pojazdów - polisy OC, AC i szkody
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów to jedno miejsce na wszystkie polisy floty: numer umowy, rodzaj ubezpieczenia, ubezpieczyciela, okres ochrony, składkę, wartość polisy i zniżkę. System Flota przypomina e-mailem o kończących się polisach, a w tym samym programie prowadzisz też szkody komunikacyjne.
Ostatnia aktualizacja:
Czym jest ewidencja ubezpieczeń pojazdów
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów to uporządkowany rejestr polis wszystkich aut firmy: kto ubezpiecza dany samochód, w jakim zakresie, za ile i do kiedy. Przy kilku autach wystarczy segregator i kalendarz. Gdy aut przybywa, polisy kończą się w różnych miesiącach i u różnych ubezpieczycieli, a o terminach wie zwykle jedna osoba. Wtedy łatwo o przerwę w ochronie albo o polisę, która odnowiła się automatycznie, zanim ktoś porównał oferty.
W programie System Flota polisy prowadzi moduł ubezpieczeń. Działa razem z pozostałymi modułami - z ewidencją pojazdów, przeglądami i umowami leasingowymi - i korzysta z tej samej bazy co cały program do zarządzania flotą. Co zyskujesz:
- wszystkie polisy floty w jednym miejscu, z numerem umowy i ubezpieczycielem,
- przypomnienia e-mail o kończących się polisach,
- składki i wartości polis przypisane do konkretnych pojazdów,
- polisy i szkody komunikacyjne w tym samym programie co reszta danych o flocie.
Ewidencja polis floty - co zapisujesz w programie
Każda polisa jest powiązana z pojazdem z ewidencji pojazdów. Przy polisie program domyślnie zapisuje dane z tabeli poniżej.
| Pole w programie | Co zapisujesz |
|---|---|
| Ewidencja | pojazd, którego dotyczy polisa |
| Numer umowy | numer polisy u ubezpieczyciela |
| Rodzaj | rodzaj ubezpieczenia, np. OC albo AC |
| Data od | początek okresu ochrony |
| Data do | koniec okresu ochrony |
| Wartość składki | ile kosztuje polisa |
| Wartość polisy | suma, na jaką opiewa polisa |
| Zniżka | zniżka przyznana przez ubezpieczyciela |
| Ubezpieczyciel | towarzystwo, w którym wykupiono polisę |
Lista polis - okres, filtry i eksport
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów w programie to jedna lista polis całej floty. Zawężasz ją do wybranego okresu, filtrujesz i sortujesz po kolumnach, na przykład po pojeździe, dacie końca ochrony albo ubezpieczycielu, a układ kolumn zapisujesz jako własny widok. Listę wyeksportujesz do Excela albo do PDF, gdy trzeba ją przekazać księgowości albo przygotować rozmowę o odnowieniu polis.
Polisy w kartotece pojazdu
W kartotece każdego auta jest zakładka Ubezpieczenia, obok zakładek przejazdów, tankowań, przeglądów i napraw. Gdy otwierasz pojazd, jego polisy widzisz razem z przebiegami i historią serwisową - bez przełączania się między plikami.
Terminy OC i AC - przypomnienia e-mail o końcu polisy
Polisy floty rzadko kończą się w jednym terminie. Auto kupione albo wzięte w leasing w innym miesiącu ma własny okres ochrony, a OC i AC tego samego samochodu mogą kończyć się w różnych dniach, jeśli wykupiono je osobno. Ewidencja ubezpieczeń pojazdów w programie pilnuje tych dat za Ciebie: System Flota wysyła e-mailem powiadomienia o kończących się umowach ubezpieczeniowych.
Wiadomość trafia do opiekuna floty i do pracowników odpowiedzialnych za dany pojazd - wskazujesz ich w zakładce Osoby odpowiedzialne w kartotece auta. O końcu polisy wie więc więcej niż jedna osoba, a decyzja o odnowieniu albo zmianie ubezpieczyciela nie zależy od jednego kalendarza. Kończące się polisy program pokazuje też na liście czynności do wykonania - z numerem polisy, okresem ochrony, składką, ubezpieczycielem i osobą odpowiedzialną - obok zbliżających się przeglądów i końca umów leasingowych.
Dlaczego koniec polisy warto znać z wyprzedzeniem
Ubezpieczenie OC posiadacza pojazdu jest obowiązkowe, a za przerwę w ochronie Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny nakłada opłatę karną. Roczna umowa OC co do zasady odnawia się automatycznie na kolejne 12 miesięcy, jeśli posiadacz jej nie wypowie - nie dotyczy to jednak m.in. polis krótkoterminowych i polisy przejętej razem z kupionym autem, które po prostu wygasają. Termin końca OC trzeba więc znać z wyprzedzeniem: żeby nie dopuścić do przerwy w ochronie i żeby zdążyć wypowiedzieć umowę, gdy chcesz zmienić ubezpieczyciela. AC jest dobrowolne, a jego przedłużenie zależy od umowy z ubezpieczycielem; w autach leasingowanych zakres i ciągłość AC określa zwykle umowa leasingu.
Polisy i umowy leasingowe tego samego auta
Jeśli auto jest w leasingu, umowę z okresem, czynszem, limitem kilometrów i wartością wykupu prowadzisz w module umów leasingowych. Program przypomina e-mailem także o końcu umowy leasingowej, więc terminy polisy i leasingu tego samego samochodu masz w jednym programie, a nie w dwóch kalendarzach.
Sprawdź ewidencję ubezpieczeń pojazdów przez 14 dni
Udostępnimy System Flota na 14 dni bezpłatnego testu, bez zobowiązań. Na koncie testowym zobaczysz listę polis, kartotekę pojazdu i raporty i sprawdzisz, czy program pasuje do sposobu pracy Twojej firmy.
Szkody komunikacyjne w tym samym programie
Polisa to jedna strona ubezpieczenia floty, drugą są szkody. W programie System Flota działa moduł szkód komunikacyjnych, więc szkody prowadzisz w tym samym programie i w tej samej bazie co polisy, pojazdy i naprawy - nie w osobnym arkuszu.
Co warto zapisywać przy każdej szkodzie
Niezależnie od narzędzia dobrze prowadzony rejestr szkód odpowiada na kilka pytań:
- kiedy i w jakich okolicznościach doszło do zdarzenia i kto kierował autem,
- z której polisy likwidowana jest szkoda - z OC sprawcy czy z własnego AC - i pod jakim numerem prowadzi ją ubezpieczyciel,
- kiedy auto trafiło do naprawy i kiedy wróciło do pracy,
- ile kosztowała naprawa, ile pokrył ubezpieczyciel, a ile zapłaciła firma.
Jakie dokładnie pola ma moduł szkód w System Flota, pokażemy na prezentacji programu. Naprawę auta - z datą usterki, datą naprawy, kosztem części i kosztem robocizny - zapiszesz w module przeglądów i serwisu, więc trafi do historii serwisowej pojazdu.
Koszty ubezpieczeń floty i raport ubezpieczeń
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów to także kontrola kosztów. Przy każdej polisie zapisujesz wartość składki, a polisa jest przypisana do pojazdu, więc koszt ubezpieczenia nie ginie w zbiorczym zestawieniu wydatków: widzisz, ile kosztuje ochrona konkretnego auta, a koszty ubezpieczeń przypiszesz do miejsc ich powstawania - tak samo jak wydatki na paliwo i serwis.
Na liście raportów programu jest raport ubezpieczeń, obok raportu przeglądów, raportu kosztów paliwa i raportu kosztów. Gdy trzeba zestawić polisy floty, na przykład przed rozmową z ubezpieczycielem o odnowieniu, nie zbierasz ich z segregatorów - otwierasz raport albo eksportujesz listę polis z wybranego okresu.
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów krok po kroku
Pięć kroków, po których ewidencja ubezpieczeń pojazdów pilnuje końca każdej polisy, a koszty ubezpieczenia floty masz w jednym miejscu.
- 1
Wprowadź pojazdy
Każde auto zakładasz w ewidencji pojazdów: marka i model, numer rejestracyjny, VIN. Do tej kartoteki trafiają później polisy.
- 2
Przepisz aktualne polisy
Dla każdego auta wpisz numer umowy, rodzaj ubezpieczenia, ubezpieczyciela, początek i koniec ochrony, składkę, wartość polisy i zniżkę.
- 3
Wskaż osoby odpowiedzialne
W zakładce Osoby odpowiedzialne kartoteki pojazdu wskaż pracowników, którzy razem z opiekunem floty dostają e-mail o kończącej się polisie.
- 4
Dopisuj odnowione polisy
Po odnowieniu ubezpieczenia dodaj nową polisę z nowym okresem ochrony. Poprzednie polisy zostają na liście, więc historia ubezpieczeń auta jest kompletna.
- 5
Sprawdzaj listę i raport
Lista polis zawężona do wybranego okresu pokaże składki i daty końca ochrony całej floty. Do zestawień służy też raport ubezpieczeń.
Moduł ubezpieczeń a pozostałe moduły programu
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów nie jest osobnym plikiem, tylko częścią programu System Flota. W tej samej bazie prowadzisz:
- ewidencję pojazdów - kartotekę auta z zakładką ubezpieczeń,
- przeglądy i serwis - terminy przeglądów technicznych i naprawy z kosztem części i robocizny,
- umowy leasingowe - okres umowy, czynsz, limit kilometrów i przypomnienie o końcu umowy,
- mandaty - z przypisaniem mandatu do kierowcy i do pojazdu.
Na serwerze Twojej firmy, w przeglądarce
Program instaluje się na serwerze Twojej firmy, a opiekun floty i pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową - na swoich komputerach niczego nie instalują. Cena zaczyna się od 1 350 zł netto. Szczegóły i przykładowe wyliczenia opisuje cennik programu, a wszystkie moduły - strona funkcje programu.
Najczęściej zadawane pytania o ewidencję ubezpieczeń
Co to jest ewidencja ubezpieczeń pojazdów?
To rejestr polis wszystkich aut firmy: numer umowy, rodzaj ubezpieczenia, ubezpieczyciel, okres ochrony, składka, wartość polisy i zniżka. Ewidencja ubezpieczeń pojazdów w programie System Flota przypisuje każdą polisę do pojazdu i przypomina e-mailem o jej końcu.
Czy program przypomina o końcu polisy OC i AC?
Tak. Program wysyła e-mailem powiadomienia o kończących się umowach ubezpieczeniowych - do opiekuna floty i do pracowników odpowiedzialnych za dany pojazd. Kończące się polisy są też na liście czynności do wykonania, razem ze zbliżającymi się przeglądami i końcem umów leasingowych.
Czy w programie można prowadzić szkody komunikacyjne?
Tak. System Flota ma moduł szkód komunikacyjnych, więc szkody prowadzisz w tym samym programie co polisy, pojazdy i naprawy. Jakie pola ma ten moduł, pokażemy na prezentacji programu.
Jak sprawdzić, ile kosztuje ubezpieczenie floty?
Przy każdej polisie zapisujesz wartość składki, a polisa jest przypisana do pojazdu. Polisy z wybranego okresu zobaczysz na jednej liście, którą wyeksportujesz do Excela albo do PDF. Na liście raportów programu jest też raport ubezpieczeń.
Czy program trzeba instalować na każdym komputerze?
Nie. Program instaluje się raz na serwerze Twojej firmy, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową - na swoich komputerach nic nie instalują.
Ile kosztuje program z ewidencją ubezpieczeń?
Ewidencja ubezpieczeń pojazdów działa w programie System Flota, którego cena zaczyna się od 1 350 zł netto: moduł Zarządzanie Flotą 1 200 zł i licencja dostępowa 150 zł na stanowisko (każde kolejne stanowisko +150 zł). Przed zakupem możesz bezpłatnie testować program przez 14 dni - zamów test. Szczegóły opisuje cennik programu.
Sprawdź System Flota w swojej firmie
Przygotujemy bezpłatną wycenę albo udostępnimy program na 14 dni bezpłatnego testu - bez zobowiązań. Ewidencja ubezpieczeń pojazdów, przeglądy i umowy leasingowe w jednym programie. Telefon: +48 530 468 281.