Jak wybrać program do zarządzania flotą - kryteria i pytania do dostawcy

Jak wybrać program do zarządzania flotą, skoro pod tą samą nazwą sprzedaje się proste ewidencje, rozbudowane systemy z urządzeniami montowanymi w autach i gotowe szablony arkuszy? Zacznij od problemu, który chcesz rozwiązać, a dopiero potem porównuj funkcje i ceny. W tym poradniku znajdziesz 9 kryteriów wyboru, listę pytań do dostawcy, porównanie trzech rodzajów narzędzi i uczciwą odpowiedź na pytanie, czy flotę da się prowadzić za darmo.

Od czego zacząć wybór programu

Pytanie, jak wybrać program do zarządzania flotą, warto zacząć od kartki papieru, a nie od porównywania cenników. Zanim obejrzysz pierwszą ofertę, spisz w kilku punktach, czego potrzebuje Twoja firma:

• Wielkość i rodzaj floty. Ile jest aut, czy to samochody osobowe, dostawcze czy ciężarowe i czy w najbliższych latach flota będzie rosła.
• Kto będzie korzystał z programu. Opiekun floty, księgowość, kierownicy działów, osoby odpowiedzialne za konkretne auta. Od tego zależy liczba stanowisk lub użytkowników, a często także cena.
• Największe problemy dziś. Mijające terminy przeglądów i polis, ręczne przepisywanie faktur z kart paliwowych, brak kosztu w przeliczeniu na jedno auto, brak wiedzy, kto i kiedy jeździł danym samochodem.
• Wymagania księgowości. Na przykład ewidencja przebiegu pojazdu, którą prowadzi firma odliczająca pełny VAT od wydatków na samochód osobowy używany wyłącznie do działalności, albo przypisanie kosztów do działów i projektów.
• Budżet na kilka lat. Nie tylko na zakup, ale też na kolejne lata korzystania z programu.

Taka lista działa jak filtr. Pozwala odrzucić programy, które nie rozwiązują Twoich problemów, i nie przepłacać za funkcje, z których nikt nie skorzysta. Jeśli dopiero porządkujesz zasady pracy z samochodami, zacznij od poradnika na czym polega zarządzanie flotą - opisujemy w nim zadania fleet managera i składniki kosztów floty.

Rodzaje programów do zarządzania flotą

Programy do zarządzania flotą różnią się nie tylko ceną i listą funkcji. Zanim zaczniesz porównywać oferty, sprawdź, do której grupy należy każdy z nich, i zestawiaj ze sobą programy z tej samej grupy. Najczęściej spotkasz cztery podziały:

• Według źródła danych. Programy ewidencyjne opierają się na danych, które pracownicy wpisują albo importują, a systemy z urządzeniami w pojazdach zbierają dane wprost z aut. Obie grupy porównujemy w części arkusz, program ewidencyjny czy system z urządzeniami w pojazdach.
• Według zakresu. Jedne programy obsługują pojedyncze zadanie, na przykład tylko rozliczanie paliwa albo pilnowanie przeglądów, inne prowadzą całą ewidencję floty: pojazdy, przebiegi, koszty, polisy i umowy.
• Według sposobu wdrożenia. Program instaluje się na serwerze firmy albo dostawca udostępnia go ze swoich serwerów - różnice opisujemy niżej, w drugim kryterium wyboru.
• Według rodzaju floty. Inne potrzeby ma firma z samochodami służbowymi pracowników, a inne przewoźnik, który oprócz pojazdów planuje też zlecenia transportowe - dla firm transportowych powstają osobne programy.

Wszystkie te rozwiązania bywają nazywane systemami zarządzania flotą. Jak działa system zarządzania flotą i czym różnią się jego rodzaje, wyjaśniamy na osobnej stronie. W tym poradniku skupiamy się na tym, jak wybrać program do zarządzania flotą z grupy, która pasuje do Twojej firmy.

Jak wybrać program do zarządzania flotą - 9 kryteriów

Poniższe kryteria to praktyczna odpowiedź na pytanie, jak wybrać program do zarządzania flotą bez przepłacania: pozwalają porównać oferty według tego samego klucza. Kolejność nie jest przypadkowa - najpierw to, co program ma robić, potem sposób wdrożenia i koszty, na końcu to, kto pomoże, gdy pojawi się problem.

1. Zakres ewidencji

Sprawdź, czy program obejmuje wszystkie obszary, które dziś prowadzisz w arkuszach i segregatorach: kartotekę pojazdów, przebiegi i przejazdy, tankowania, przeglądy i serwis, ubezpieczenia i szkody, umowy leasingowe, mandaty oraz wypożyczenia lub rezerwacje aut. Ważne jest też, czy dane o jednym aucie trafiają do jednej kartoteki, czy są rozrzucone po osobnych modułach, i czy możesz dodać własne pola, gdy standardowe nie wystarczą. Zapytaj, czy wszystkie potrzebne ewidencje są w podstawowej wersji, czy dokupuje się je osobno. Jak taki zakres wygląda w praktyce, pokazuje lista funkcji programu System Flota.

2. Instalacja na serwerze firmy czy usługa dostawcy

Programy do zarządzania flotą działają w jednym z dwóch modeli. W pierwszym program instaluje się na serwerze Twojej firmy: dane zostają w firmowej infrastrukturze, a o serwer i kopie zapasowe dba Twój dział IT. W drugim dostawca udostępnia program ze swoich serwerów przez internet, zwykle za opłatą okresową, i u siebie przechowuje dane. Żaden model nie jest lepszy dla wszystkich - decydują polityka bezpieczeństwa firmy, własny serwer i to, kto ma odpowiadać za dane. W obu przypadkach sprawdź, czy pracownicy muszą coś instalować na swoich komputerach.

3. Liczba stanowisk i model licencji

Ceny programów liczy się różnie: od liczby pojazdów, od liczby użytkowników albo stanowisk, czasem ryczałtem za całą firmę. Licencję można opłacić na rok i potem odnawiać albo rozliczać się co miesiąc. Dlatego porównuj koszt dla swojej floty, a nie kwoty z cenników: policz, ile zapłacisz przy obecnej liczbie aut i osób, a ile przy planowanej za dwa, trzy lata. Sprawdź też, czy cena jest podana netto, czy brutto, i za jaki okres.

4. Integracje z kartami paliwowymi i systemem ERP

Ręczne przepisywanie transakcji z faktur paliwowych to jedno z najbardziej czasochłonnych zadań przy flocie. Zapytaj, karty których operatorów program importuje i czy sam przypisuje transakcje do pojazdów. Druga ważna integracja to system ERP lub księgowy: wczytanie słowników i listy kontrahentów oszczędza podwójnego wpisywania tych samych danych. Dopytaj, kto konfiguruje integrację i ile to kosztuje. Przykład takich połączeń opisujemy na stronie integracje programu System Flota.

5. Raporty

Program ma odpowiadać na pytania zarządu i księgowości bez składania danych z kilku plików. Sprawdź, czy są gotowe raporty kosztów każdego pojazdu, kosztów paliwa i spalania, przebiegów i limitów kilometrów z umów leasingowych, przeglądów i ubezpieczeń. Przydaje się możliwość przypisania kosztów do miejsc ich powstawania - działów, oddziałów albo projektów - oraz filtrowanie i sortowanie list po kolumnach. Poproś o pokazanie raportu na przykładowych danych, zamiast poprzestawać na liście nazw raportów.

6. Przypomnienia o terminach

Przegapiony termin badania technicznego albo polisy OC to realne ryzyko, a nie tylko niedopatrzenie. Sprawdź, o jakich terminach program przypomina (przegląd, badanie techniczne, koniec polisy, koniec umowy leasingowej), kto dostaje powiadomienie - tylko opiekun floty czy także osoba odpowiedzialna za dane auto - jakim kanałem i z jakim wyprzedzeniem. Dobrze, gdy zbliżające się terminy są też zebrane na jednej liście w programie.

7. Koszt całkowity w czasie

Cena zakupu to tylko część kosztu. Licząc całkowity koszt programu na kilka lat, uwzględnij:

• zakup licencji albo opłaty okresowe za cały okres korzystania,
• odnowienia licencji w kolejnych latach i koszt dodatkowych stanowisk lub pojazdów,
• wdrożenie, szkolenia i pomoc techniczną, jeśli są płatne osobno,
• serwer i kopie zapasowe, jeśli program działa w infrastrukturze firmy,
• czas pracowników potrzebny na wprowadzanie danych - tu różnice między programami bywają największe.

Dopiero suma z trzech lat pokazuje, która oferta jest rzeczywiście tańsza.

8. Test przed zakupem

Opis funkcji na stronie dostawcy nie zastąpi własnego sprawdzenia. Zapytaj o bezpłatny test i zaplanuj go jak mały projekt: przejdź przez czynności, które wykonujesz co tydzień - dodanie pojazdu, wpisanie przejazdu i tankowania, dodanie polisy z terminem, przygotowanie raportu kosztów. Zaproś do testu osoby, które będą korzystać z programu na co dzień. Ich opinia o wygodzie pracy jest ważniejsza niż długość listy funkcji.

9. Wsparcie producenta

Z programu do floty korzysta się latami, dlatego liczy się to, kto za nim stoi. Sprawdź, czy pomocy udziela producent, czy pośrednik, w jakim języku, jakimi kanałami i w jakich godzinach. Zapytaj, jak długo producent rozwija program, jak wyglądają aktualizacje, kto przeprowadza wdrożenie i czy są szkolenia dla użytkowników.

Arkusz Excel, program ewidencyjny czy system z urządzeniami w pojazdach

Narzędzia do prowadzenia floty należą do trzech kategorii. Dwie pierwsze - arkusz kalkulacyjny i program ewidencyjny - opierają się na danych, które wpisują albo importują ludzie, więc łatwo zestawić je punkt po punkcie:

Systemy telematyczne to trzecia, osobna kategoria: opierają się na urządzeniach montowanych w każdym aucie, które same przesyłają dane z pojazdu. W tych samych kryteriach wyglądają tak:

• Skąd dane: przesyła je urządzenie zamontowane w aucie.
• Co trzeba mieć: urządzenie w każdym aucie i usługę dostawcy systemu.
• Praca kilku osób, terminy, koszty i umowy: zależą od konkretnego systemu i dostawcy.

System Flota do tej kategorii nie należy - jest programem ewidencyjnym i takich urządzeń nie obsługuje.

Arkusz wystarczy przy kilku autach i jednej osobie, która prowadzi plik. Program ewidencyjny sprawdzi się w firmie, której zależy na porządku w dokumentach, terminach i kosztach. System z urządzeniami w pojazdach jest dla firm, które potrzebują danych zbieranych samoczynnie z aut.

Kategorie się uzupełniają: ewidencja kosztów, umów, polis i terminów jest potrzebna niezależnie od tego, czy w autach zamontowano dodatkowe urządzenia. Ustal więc najpierw, którego rodzaju narzędzia potrzebujesz. Dopiero wtedy ma sens pytanie, jak wybrać program do zarządzania flotą spośród ofert z tej jednej kategorii.

Darmowy program do zarządzania flotą - co jest za darmo

Darmowy program do zarządzania flotą istnieje, ale zwykle z ograniczeniami. To częste zapytanie, więc warto uczciwie powiedzieć, co się pod nim kryje. Bez opłat licencyjnych masz trzy możliwości:

• Arkusz kalkulacyjny. Najprostszy sposób na start. Przy kilku autach i jednej osobie, która uzupełnia plik, to rozsądny początek - jak dobrze ułożyć taki arkusz, pokazujemy w poradniku zarządzanie flotą w Excelu.
• Bezpłatne programy i darmowe wersje płatnych programów. Zwykle mają limit pojazdów, użytkowników lub funkcji, więc sprawdź, co się stanie i ile zapłacisz, gdy flota przerośnie limit.
• Wersje testowe płatnych programów. Są bezpłatne, ale ograniczone w czasie, więc służą do sprawdzenia programu przed zakupem, a nie do stałej pracy.

Brak opłaty za narzędzie nie oznacza jednak darmowego prowadzenia floty. Kosztem jest czas osoby, która ręcznie przepisuje transakcje i składa raporty, oraz ryzyko przeoczonego terminu. Zanim wybierzesz darmowe rozwiązanie, zadaj te same pytania co przy płatnym: kto i w jakim zakresie pomoże, gdy coś przestanie działać, kto odpowiada za kopie danych i czy wyeksportujesz dane, gdy zmienisz narzędzie. Porównanie arkusza z płatnym programem, punkt po punkcie, znajdziesz w cenniku System Flota.

Pytania do dostawcy przed zakupem

Te pytania warto zadać każdemu dostawcy - także nam. Gdy zastanawiasz się, jak wybrać program do zarządzania flotą spośród kilku ofert, odpowiedzi zapisane w jednej tabeli bardzo ułatwiają porównanie.

1. Czy program obejmuje wszystkie potrzebne nam ewidencje i czy wszystkie są w cenie podstawowej?
2. Gdzie działa program - na serwerze naszej firmy czy na serwerach dostawcy - i gdzie są przechowywane dane?
3. Od czego zależy cena: od liczby pojazdów, użytkowników czy stanowisk? Czy kwota jest netto?
4. Za jaki okres płacimy i ile będzie kosztował drugi i trzeci rok?
5. Czy wdrożenie, szkolenia i pomoc techniczna są wliczone w cenę, czy płatne osobno?
6. Karty których operatorów obsługuje import transakcji paliwowych i jak transakcje trafiają do pojazdów?
7. Czy program wczyta słowniki i kontrahentów z naszego systemu ERP?
8. Jakie raporty są gotowe i czy koszty da się przypisać do działów lub projektów?
9. O jakich terminach program przypomina, komu i z jakim wyprzedzeniem?
10. Czy przed zakupem możemy bezpłatnie przetestować program i jak długo?
11. Kto udziela pomocy technicznej, w jakim języku i jakimi kanałami?
12. Jak przeniesiemy dane z obecnego arkusza do programu i w jakiej postaci odzyskamy je przy zmianie programu?
13. Jak długo producent rozwija program i jak często wydaje aktualizacje?

Jeśli dostawca nie potrafi jasno odpowiedzieć na pytanie o cenę kolejnych lat albo o to, kto udziela pomocy, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy.

Jaki jest najlepszy program do zarządzania flotą?

Nie ma jednego najlepszego programu do zarządzania flotą dla wszystkich firm. Rankingi programów rzadko biorą pod uwagę wielkość Twojej floty, sposób wdrożenia akceptowany przez Twój dział IT czy karty paliwowe, z których korzystasz. Dlatego zamiast rankingu proponujemy metodę: najlepszy program do zarządzania flotą to ten, który rozwiązuje problemy z Twojej listy, mieści się w budżecie na kilka lat i z którego zespół będzie chętnie korzystał.

Jak wybrać program do zarządzania flotą w 5 krokach

1. Spisz potrzeby i problemy floty, tak jak w sekcji od czego zacząć wybór programu.
2. Z kryteriów opisanych wyżej wybierz te, które są dla Ciebie najważniejsze, i nadaj im wagi.
3. Wybierz dwa lub trzy programy z właściwej kategorii i zadaj ich dostawcom pytania z listy.
4. Przetestuj je na tych samych, typowych czynnościach, razem z przyszłymi użytkownikami.
5. Policz koszt każdego z nich w perspektywie trzech lat i zestaw go z oceną z testów.

Tak w praktyce wygląda odpowiedź na pytanie, jak wybrać program do zarządzania flotą: tabela z ocenami da więcej niż jakikolwiek ranking, bo powstaje na podstawie Twoich potrzeb, a nie cudzych.

System Flota w świetle tych kryteriów

Opisaliśmy, jak wybrać program do zarządzania flotą, więc uczciwie pokażemy, jak w tych kryteriach wypada nasz program do zarządzania flotą System Flota, tworzony przez AtSoftware z Torunia. Podajemy same fakty - ocenę zostawiamy Tobie.

• Zakres ewidencji: ewidencja pojazdów z własnymi parametrami, ewidencja przebiegu i przejazdów (moduł spełnia wymogi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT), ewidencja tankowania, przeglądy i serwis, ubezpieczenia i szkody komunikacyjne, umowy leasingowe, mandaty przypisane do kierowcy i do pojazdu oraz wypożyczenia aut służbowych - w jednej bazie danych.
• Instalacja: program instaluje się na serwerze Twojej firmy, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową - na swoich komputerach nic nie instalują.
• Licencja i cena: od 1 350 zł netto za moduł Zarządzanie Flotą z jedną licencją dostępową (stanowiskiem). Licencja obejmuje pierwszy rok, a po 12 miesiącach odnawia się ją za 20% jej wartości rocznie. Składniki ceny i przykładowe wyceny opisuje cennik programu.
• Integracje: import transakcji z kart paliwowych BP, Orlen i Shell z automatycznym przypisaniem do pojazdów, wczytywanie słowników i list kontrahentów z systemu ERP oraz trasa pojazdu w Google Maps z obliczeniem odległości i czasu.
• Raporty: raport przeglądów, ubezpieczeń, limitów kilometrów, rentowności, kosztów paliwa i kosztów, a wydatki przypiszesz do miejsc ich powstawania.
• Przypomnienia: e-mail o zbliżających się przeglądach technicznych, końcu polis i końcu umów leasingowych - do opiekuna floty i do osób odpowiedzialnych za pojazd. Zbliżające się terminy są też zebrane na liście czynności do wykonania.
• Test: 14 dni bezpłatnego testu, bez zobowiązań.
• Wsparcie: producent działa od 2003 roku, sam rozwija i aktualizuje program oraz przeprowadza wdrożenie. Pomocy technicznej udziela po polsku, telefonicznie i e-mailem, a dla użytkowników prowadzi szkolenia.
• Czego nie ma: System Flota nie współpracuje z urządzeniami montowanymi w pojazdach. Przebieg liczy ze stanów licznika na początku i na końcu trasy, a zużycie paliwa z przejechanych kilometrów i zarejestrowanych tankowań.

Jeśli wiesz już, jak wybrać program do zarządzania flotą, i te kryteria pasują do Twojej firmy, zamów 14 dni bezpłatnego testu albo poproś o bezpłatną wycenę. Wolisz porozmawiać? Zadzwoń: +48 530 468 281.

Jak wybrać program do zarządzania flotą - najczęstsze pytania